Najpierw sprawdź, kiedy i komu podajesz kawę
Inaczej wygląda obsługa w biurze, do którego przychodzi kilka umówionych osób, a inaczej w salonie sprzedaży, gdzie goście pojawiają się przez cały dzień. W pierwszym przypadku przygotowanie napoju można wpisać w plan spotkania. W drugim warto tak urządzić stanowisko, by nie powodowało kolejki przy recepcji ani nie angażowało osoby prowadzącej rozmowę handlową.
Przez kilka dni zanotuj, w jakich godzinach pojawiają się goście, ile napojów jest zwykle przygotowywanych naraz i kto obecnie się tym zajmuje. To nie musi być rozbudowana analiza. Prosta obserwacja pokaże, czy problemem jest zbyt długie przygotowanie kawy, brak kubków, czy może konieczność chodzenia do kuchni na drugim końcu budynku.
Krótkie menu ułatwia profesjonalną obsługę
Rozbudowana karta napojów nie zawsze poprawia wrażenia gościa. Często lepiej zaproponować kilka czytelnych możliwości: kawę czarną, kawę z mlekiem, herbatę i wodę. Warto uwzględnić także osoby, które nie piją kawy, zamiast zakładać, że wszyscy wybiorą espresso lub cappuccino.
Sposób przedstawienia oferty powinien pasować do miejsca. Podczas formalnego spotkania wystarczy krótkie pytanie o napój. W poczekalni sprawdzi się niewielka informacja, jakie opcje są dostępne. Jeśli goście korzystają ze stanowiska samodzielnie, oznaczenia muszą być zrozumiałe bez pomocy pracownika. Im mniej wątpliwości, tym mniejsze ryzyko, że wokół ekspresu utworzy się zbędne zamieszanie.
Ustaw stanowisko blisko gości, ale nie na trasie przejścia
Dobre położenie punktu kawowego to kompromis między dostępnością a porządkiem. Urządzenie nie powinno blokować drzwi, recepcji ani drogi do sali spotkań. Przy stanowisku trzeba przewidzieć miejsce na odstawienie filiżanki, wybór dodatków i wyrzucenie odpadów. Osobna szafka na zapas naczyń i produktów ograniczy bieganie do magazynu.
Ważna jest też perspektywa pracownika. Jeśli podawanie kawy wymaga przenoszenia gorących napojów przez zatłoczony korytarz, warto rozważyć inne miejsce przygotowania. Z kolei ekspres ustawiony w reprezentacyjnej części firmy wymaga szczególnej dbałości o wygląd blatu, naczynia i codzienne sprzątanie. Wrażenie tworzy całe stanowisko, nie tylko samo urządzenie.
Dobierz sprzęt do faktycznego obciążenia
Mały gabinet z okazjonalnymi wizytami nie musi inwestować w rozbudowany system kawowy. Przy intensywnej obsłudze klientów znaczenia nabierają szybkość przygotowania napojów, łatwość powtarzania zamówień i zakres codziennej pielęgnacji. Warto ocenić również to, kto będzie korzystał z urządzenia: jedna przeszkolona osoba czy wielu pracowników na zmianach.
Przy większych potrzebach można porównać profesjonalne ekspresy do biura i różne sposoby ich pozyskania. CoffeeON oferuje systemy kawowe dla firm, gastronomii i miejsc obsługi klientów, a w zakresie jego działalności znajdują się zakup, wynajem i obsługa serwisowa. Samo porównanie ofert powinno jednak obejmować wymagania konkretnego sprzętu, dostępność miejsca oraz odpowiedzialność za codzienną eksploatację, nie tylko wygląd ekspresu.
Ustal, kto odpowiada za czystość i zapasy
Nawet najlepsze stanowisko nie będzie działało sprawnie, jeśli mleko skończy się podczas spotkania, a pojemnik na odpady pozostanie pełny. Warto zapisać prosty podział obowiązków: kto uzupełnia produkty, kto sprawdza stan naczyń, kto wykonuje codzienne czynności zgodne z instrukcją sprzętu i kto zgłasza usterki.
Pomocna jest krótka lista kontroli na początek i koniec dnia. Powinna obejmować porządek na blacie, dostępność napojów i dodatków oraz stan urządzenia. Jeżeli kilka osób korzysta z ekspresu, zasady trzeba przekazać całemu zespołowi. Nie należy zakładać, że ktoś sam zauważy brak produktów i załatwi sprawę między innymi zadaniami.
Przygotuj plan na większą liczbę gości i awarię
W firmie zdarzają się prezentacje, szkolenia i spotkania grupowe. Przy takich wydarzeniach lepiej wcześniej ustalić liczbę uczestników i sposób podawania napojów. Czasem wygodniejsze będzie przygotowanie stanowiska samoobsługowego z wodą i herbatą, a kawę poda wyznaczona osoba. Innym razem wystarczy rozszerzyć zapas filiżanek oraz produktów na konkretny dzień.
Przyda się też scenariusz awaryjny. Jeżeli ekspres przestanie działać, pracownicy powinni wiedzieć, jaki napój mogą zaproponować zamiast kawy i kto kontaktuje się z serwisem. Dzięki temu drobna usterka nie dezorganizuje wizyty klienta ani pracy recepcji.
Dodaj swoją firmę